Datové schránky - nejčastěji kladené otázky

Co jsou to vlastně datové schránky?

Systém datových schránek vytvořilo Ministerstvo vnitra ČR jako nástroj pro elektronickou komunikaci občanů, živnostníků a právnických osob s orgány veřejné moci (tedy s obecními úřady, finančními úřady, zdravotními pojišťovnami, soudy, složkami policie atd.). Datové schránky přinášejí povinnost elektronické komunikace mezi úřady a od roku 2010 volitelně i mezi podnikateli. Jinými slovy, dosavadní písemná korespondence se nahradí výhradně elektronickou, nebude se však používat klasický e-mail, který nelze důvěryhodně zabezpečit, nýbrž specializovaný systém na podobném principu.

Kdo může a kdo musí datové schránky používat?

Od 1. července 2009 vstoupil v účinnost zákon o eGovernmentu, který zavádí systém datových schránek a autorizovanou konverzi dokumentů. Na základě tohoto zákona zřídilo Ministerstva vnitra ČR datové schránky všem orgánům veřejné moci a právnickým osobám, pro něž je používání datových schránek povinné. Orgány veřejné moci musí jak přijímat poštu z datových schránek, tak zasílat poštu do datových schránek všem subjektům, které mají datovou schránku přístupnou. Právnické osoby musí přijímat poštu z datové schránky, odesílání pošty přes datové schránky je pro ně dobrovolné, to znamená, že mohou použít současnou metodu zasílání písemných dokumentů prostřednictvím České pošty.

Co se stane, když si datovou schránku nějaký subjekt neaktivuje?

Subjektům, které si aktivaci neprovedou sami včas, bude od 1. listopadu 2009 datová schránka aktivována automaticky. Od tohoto data budou úřady zasílat korespondenci výhradně do datových schránek pro zasílání pošty, a po 10 dnech bude pošta považována za doručenou, bez ohledu na to, zda se subjekt do datové schránky přihlásil či nikoli. Pokud dotčené subjekty nebudou poštu z datových schránek vybírat, může to mít pro ně závažné a nepříjemné důsledky, jelikož doručené dokumenty nabudou právní moci.

Jaké jsou výhody datových schránek?

Výhodou je, že se jedná o efektivní způsob komunikace, který je přístupný 24 hodin denně odkudkoliv, kde je internet. Uživatelé jistě přivítají úsporu jak času, jelikož příjem a podání probíhá bez nutnosti návštěvy pošty, tím i bez časového nároku na cestu a frontu u přepážky, tak financí, protože služba je poskytována bezplatně a neplatí se poštovní poplatky. Navíc každý subjekt může pověřit více vlastních osob k vyřizování pošty pomocí datové schránky.

Jaké obtíže na uživatele datových schránek čekají?

Jistě to bude počáteční momentální nízká znalost uživatelů a podcenění problematiky, zejména ze strany firem. Přitom aktivací datové schránky vzniknou další potřeby, kterou budou muset úřady a právnické osoby řešit. Jedná se především o bezpečné ukládání a archivaci elektronických dokumentů doručených do datové schránky, u větších úřadů a právnických osob i oběh elektronických dokumentů v rámci úřadu či společnosti. Je potřeba si uvědomit, že prostřednictvím datových schránek budou doručovány dokumenty v elektronické podobě, které nebudou vůbec v papírové formě existovat. Je sice možné elektronické dokumenty autorizovanou konverzí převést do podoby listinné, ovšem tato konverze se provádí za úplatu. Převádění veškerých elektronických dokumentů do listinné podoby by navíc bylo proti smyslu zavedení datových schránek.

Co by měli dělat uživatelé aby se vyhnuli případným problémům?

Zejména aby problematiku nepodceňovali a obrátili se na kvalifikovanou firmu, která provede analýzu potřeb, pomůže jim datové schránky zprovoznit, provede zabezpečení schránek i dokumentů a seznámí uživatele s obsluhou i bezpečnostními pravidly. Cena takovéto služby bude nepochybně řádově nižší, nežli případné škody. Pro bezproblémové zprovoznění datových schránek využijte našich služeb.

Obdržel jsem obsílku s oznámením o datové schránce. Jenže jsem ji založil a nemohu ji najít... Co teď?

Zkuste ještě jednou hledat, je to totiž nejjednodušší řešení. Pokud se to nepovede, budete muset navštívit nejbližší kontaktní místo CzechPOIT (např. na obecním nebo krajském úřadu), kde si po prokázání totožnosti o přístupové údaje zažádáte znovu. Pak si je budete na témže místě muset znovu vyzvednout.

Kde dostanu přístupové údaje, když od pošty nic nemám. Nebyl jsem delší dobu v ČR.

Zkuste se zeptat na vaší doručovací poště, jestli tam obálka ještě neleží. Pokud tam už není, zkuste poštu v Jindřišské ulici (Praha), kam jsou směrovány nevyzvednuté zásilky - nejprve si však ověřte na tel. 270 005 200 zdali se tam obálka opravdu nachází. Pokud neuspějete na poště, musíte navštívit nejbližší přepážku CzechPOINT (na obecním nebo krajském úřadě), kde vám po ověření totožnosti vystaví přístupové údaje nové.

Jsem podnikatel jako fyzycká osoba, chtěl bych se zeptat je-li zákon o datové schránky plati i na mě.

Jsme Společenství vlastníků jednotek. Musíme si opatřit datovou schránku?

Pokud nejste právnická osoba (tj. např. s.r.o. či a.s.), tak ne. Pokud by se vás týkaly, tak by vám nejspíše před cca 3 měsíci přišla obálka se žlutým pruhem a přístupovými údaji. Datovou schránku si ale jinak můžete zřídit zcela dobrovolně.

Potřebuji poradit s aktivací datové schránky.

Uvádíme stručný návod, co je potřeba udělat:

1. Přihlásit se do datové schránky přes www.datoveschranky.info, přístupové údaje máte v obálce od pošty (ID osoby a heslo).

2. V nastavení datové schránky založit pověřené osoby, které budou zprávy vybírat a odesílat, pakliže toto nebudete dělat osobně. Nicméně i tak doporučujeme, aby měli do datové schránky přístup alespoň dva uživatelé kvůli zástupu.

3. Nově založené osobě či osobám přijdou přístupové údaje také v obálce poštou cca do jednoho týdne.

4. Nastavit si upozorňování na doručenou poštu do datové schránky prostřednictvím SMS.

5. Pokud chcete, můžete si před aktivací zřídit zkušební datovou schránku a vyzkoušet si práci s datovou schránkou před jejím ostrým spuštěním.

6. Aktivovat si datovou schránku na úvodní stránce po přihlášení uživatele.

Dále je potřeba zajistit bezpečné ukládání doručovaných a odesílaných zpráv přes datovou schránku a její archivaci eventuelně zvolit vyšší způsob zabezpečení Vaší datové schránky.

Nabídku konkrétních služeb uvádíme v sekci řešení datových schránek.

Zašlete dotaz k datovým schránkám pomocí formuláře:

Položky označené * jsou povinné.

Vaše jméno:

Telefon:

*E-mail:

*Váš dotaz:

Toto políčko nevyplňovat!